Chi apre un negozio online di solito si concentra su prodotti, foto e prezzi. Poi arrivano i primi ordini e si scopre che ogni vendita deve essere accompagnata dal documento giusto. Proviamo a mettere ordine con qualche esempio concreto, restando sul generale: le regole precise dipendono dalla tua attività e vanno verificate con chi segue la tua contabilità.
La fattura
È il documento più noto. Viene emessa quando il cliente la richiede o quando vendi a un'impresa o a un professionista. In Italia è elettronica: viene creata in formato digitale e passa dal Sistema di Interscambio. Per capire cosa significano i codici al suo interno trovi una spiegazione nella pagina dei codici della fattura elettronica.
La fattura differita e il DDT
Se consegni merce più volte allo stesso cliente nel corso del mese, invece di fare una fattura per ogni consegna puoi accompagnare ciascuna spedizione con un documento di trasporto (DDT) e poi riepilogare tutto in un'unica fattura differita. Il DDT dice cosa è partito, quando e verso chi; la fattura arriva dopo, entro i termini previsti. Nel file della fattura elettronica questo caso ha un suo tipo documento.
Ricevuta e scontrino
Nella vendita al pubblico, per esempio nel punto vendita fisico, il documento tipico è lo scontrino, oggi trasmesso in forma telematica. Per le vendite online ai privati le regole sono particolari e conviene chiarirle all'inizio con il proprio consulente, perché incidono sul modo in cui registri gli incassi.
La nota di credito
Quando un cliente restituisce un prodotto o devi correggere un importo già fatturato, non si cancella la fattura: si emette una nota di credito che la rettifica. Ne parliamo nella guida su resi e rimborsi.
Tre esempi pratici
- Un privato compra una lampada sul sito e non chiede fattura: segui le regole previste per le vendite ai consumatori concordate con il commercialista.
- Un'azienda ordina materiale: emetti fattura elettronica con i suoi dati e il suo codice destinatario.
- Un rivenditore riceve tre consegne al mese: ogni consegna ha il suo DDT e a fine periodo emetti una fattura riepilogativa.
Meno documenti a mano
Il problema non è capire quale documento serve, è ricopiare gli stessi dati più volte. In un gestionale integrato l'ordine diventa DDT e fattura senza reinserimenti, e nel punto vendita puoi usare gli scontrini elettronici collegati allo stesso magazzino. Trovi tutto nella pagina della fatturazione elettronica di Pcommerce.
